El control del costo

La administración de cualquier tipo de entidad tiene un compromiso con la productividad y la austeridad. Cuando los patrocinadores de las entidades sean accionistas, propietarios, financieras o hasta el gobierno, y aportan recursos para que la entidad cumpla con sus objetivos, esperan que sean utilizados de una manera eficiente, evitando desembolsos superfluos o innecesarios. Asimismo, esperan que los recursos generados por la propia operación, también sean reciclados en ella usando los mismos criterios de eficiencia y austeridad.

El costo de producción y venta o costo de los servicios que la entidad preste, normalmente es el renglón más importante de desembolso en los resultados de operación de las entidades.

Como sabemos, en el caso de entidades industriales, el costo de producción se compone de materia prima e insumos, mano de obra y otros gastos de fabricación.

El primer componente se determina por el consumo de todos los materiales que son utilizados en la producción, que es determinado mediante el control de salidas del inventario, por todos los componentes o insumos utilizados en el proceso productivo, de acuerdo con las especificaciones del producto en función al diseño, fórmula o receta, tomando en consideración que el proceso puede tener un nivel predeterminado de merma, es decir, que existe un desperdicio inevitable en el uso de esos materiales, sea por que son los sobrantes de los cortes que se hagan o por que en el proceso, se pierde parte del material por el proceso químico o por causas físicas como es la evaporación u otros. La administración deberá asegurarse que exista una vigilancia en los niveles de consumo de la materia prima e insumos para asegurarse que siempre estén dentro de los parámetros predeterminados y que las mermas también estén dentro de los niveles aceptables.

En el caso de la mano de obra, la administración procurará que tenga eficiencia en los procesos productivos buscando que no haya tiempos muertos; sin embargo, también puede haber ineficiencias debido a los tiempos en espera o de paro, o por cambio en las líneas de producción para ajustarlas a otro tipo de producto cuando en una sola línea se producen varios tipos de producto o modelos.

Los gastos de fabricación, como sabemos, incluyen costos de energía, de materiales y refacciones, agua, renta, depreciación del equipo y gastos distribuibles de las áreas de servicio como son recursos humanos, control de calidad, supervisión y gerencia. En este caso, existen costos que varían en relación directa a la producción y costos fijos ya que no cambian por el nivel de producción, como es la renta y los costos distribuibles de las áreas de servicio. La eficiencia en este componente solamente puede ser medido partiendo de la base de un presupuesto determinado en fusión a las necesidades específicas del proceso y ser comparado constantemente contra el gasto real para vigilar que no salga de los niveles predeterminados.

En el caso del costo de los servicios prestados, también existen diferentes componentes, de los cuales el principal son los sueldos y salarios de las personas que prestan el servicio y el costo de la infraestructura que se usa para prestarlo, así como todos los gastos indirectos y de soporte que los acompañan.

En todo lo anterior, la administración siempre deberá estar al pendiente de que se cumplan los estándares y que la eficiencia y productividad no tenga variaciones que no puedan ser explicadas. Conforme el volumen y complejidad de los costos incrementa, también incrementa proporcionalmente la posibilidad de que haya ineficiencias o incluso desviaciones indebidas en el uso de los recursos, por lo que la administración deberá asegurarse que cuenta con los sistemas de monitoreo y vigilancia suficientes para prevenirlos, detectarlos y tomar las medidas correctivas necesarias con oportunidad.