10 dudas que deben despejar los lineamientos para el registro electrónico de la jornada laboral

La expectativa sobre el contenido de los lineamientos que emita la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) con relación a las reglas para el registro electrónico va en aumento y es que más allá de digitalizar procesos, las disposiciones deberán establecer mecanismos que den certeza jurídica y faciliten el cumplimiento de la reducción de jornada laboral.

En esa línea, se espera que el nuevo esquema defina con claridad qué datos tendrán que presentar los centros de trabajo, cómo se realizará el trámite y cuáles serán las obligaciones para los patrones, ello para que la autoridad pueda contar con información confiable para sus tareas de vigilancia.

De acuerdo con Diego García Saucedo, socio director de García Velázquez Abogados, los lineamientos son pieza clave en la reducción de jornada laboral pues despejarán dudas, definirán las bases de cumplimiento y delimitarán parámetros en el tiempo de trabajo.

En esa línea, Óscar Iván García Forcada, socio en Forcada Torres Abogados, puntualiza que la esencia de los lineamientos es que garanticen la seguridad jurídica tanto de los empleadores como de las personas trabajadoras para que, en caso de juicios, se evalúe el caso en igualdad de condiciones.

“Los lineamientos traerán certeza jurídica a una zona gris y definirán los parámetros de cumplimiento para evitar costosas sanciones”, puntualiza.

Dudas a resolver en los lineamientos del regisro electrónico 

Si bien la publicación de dichas reglas sigue pendiente, los expertos ya anticipan las reglas de base que la STPS podría establecer en sus lineamientos generales y que las empresas deberían contemplar para prepararse.

1. Registro 100% electrónico

La primera regla que deberán señalar los lineamientos es la obligatoriedad de que el sistema de registro de la jornada laboral sea estrictamente electrónico, ello para alinearse a lo que marca el decreto.

2. Registro de la jornada completa

Los expertos coinciden en que un punto medular de los lineamientos es que establezcan que el registro electrónico considerará la entrada y salida de las personas, así como tiempos extraordinarios y, atendiendo a que deberá ser acordado entre la persona trabajadora y empleadora para que sea prueba plena, debería fijarse como podrá definirse dicho acuerdo.

3. Registro de incidencias y tiempo de descanso

Los abogados mencionan que la autoridad también podría hacer exigible contabilizar el tiempo de descanso o de consumo de alimentos; aunque Diego García agrega que esto no es suficiente. Comparte que también debería incluirse reglas sobre el registro de incidencias o datos adicionales para que eso no se compute como efectivamente laborado.

4. Definición del ámbito de aplicación y excepciones

La Secretaría del Trabajo indicará la gradualidad para la implementación, así como de forma puntual a quiénes se les aplicarán los lineamientos y quiénes quedarán exceptuados.

Óscar Iván García Forcada anticipa que entre las excepciones podrían encontrarse algunas pequeñas y medianas empresas, mientras que Diego García refiere que los casos excepcionales podrían limitarse a trabajos especiales como buques, plataformas petroleras o ciertas actividades de campo complejas.

5. Sistema sencillo y accesible

García Forcada dice que es importante que la STPS indique que el sistema exigido sea sencillo y no requiera tecnologías que impliquen costos excesivos  o implementaciones complejas para las organizaciones, pensando especialmente en las dificultades económicas de las pequeñas y medianas empresas.

Al respecto, García agrega que no habrá exigencias técnicas sobre los sistemas tecnológicos a usar, pero sí reglas sobre la información que registren. “Van a ser parámetros pensados para que sean sistemas sencillos y simples”, destaca.

6. Disponibilidad de la información

Atendiendo a que la reforma de jornada laboral establece que la autoridad podrá requerir a los centros de trabajo el registro de la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluidos el horario de inicio y finalización, los expertos comparten que los lineamientos deberían indicar que el sistema utilizado tenga la capacidad de generar reportes detallados que estén disponibles y puedan presentarse en cualquier momento.

7. Inviolabilidad y seguridad del software

“La regla principal debe ser la confiabilidad”, puntualiza García Forcada. Señala que el sistema debe ser completamente seguro, inviolable y que no pueda ser manipulado por el patrón, garantizando que los datos de la jornada no puedan ser alterados o eliminados.

8. Identificación del trabajador

Los lineamientos deben emitir reglas claras para la correcta identificación e individualización de cada persona, de modo que no haya duda de que quien realiza el registro electrónico es efectivamente el trabajador en cuestión, dice Diego García.

Agrega que las reglas deben incluir el uso de datos biométricos con el fin de garantizar que los registros reflejen la realidad y no sean alterados o manipulados. “Los lineamientos deberían estipular el uso de datos biométricos como la huella dactilar, el reconocimiento facial o el reconocimiento ocular”, subraya.

9. Geolocalización, según el giro

Los lineamientos deberían contemplar los trabajos en los que no se realizan actividades en un centro físico tradicional. Diego García ejemplifica a choferes, personal de mantenimiento, teletrabajo o esquemas híbridos, en cuyo caso se debe indicar que el sistema debería admitir la posibilidad de registrar la ubicación geográfica para dar certeza de dónde se inicia y termina la jornada.

10. Obligación patronal de proveer las herramientas

Los lineamientos deben dejar claro que el patrón es el único responsable de proporcionar los dispositivos y herramientas para el registro. Esto implica establecer textualmente que no se puede trasladar esta carga al trabajador, exigiéndole usar su dispositivo o teléfono personal para descargar sistemas de registro.