La nueva normalidad exige disminuir drásticamente la movilidad, insertarnos en la economía de no contacto, cambiar drásticamente nuestros hábitos de consumo y, principalmente, restringir eventos presenciales que podrían tornarse inviables. Desde una junta de trabajo hasta una gran convención, ahora tendrán que ser virtuales (por internet) o híbridos (combinando virtualidad con presencia física) y dependiendo de nuestros requerimientos tendremos que escoger entre:

  • Videoconferencias. Herramienta para reuniones y seminarios virtuales donde se comparte el escritorio y una videollamada entre varios usuarios por medio de internet, por ejemplo, a través de Zoom.
  • Gestor de eventos. Aplicación basada en la transmisión por internet con funciones ampliadas para mercadeo, relacionamiento, estadísticas del evento, etcétera, que se integran con otras herramientas de videoconferencias como lo plantea Eventmobi.
  • Espacios virtuales. Plataforma tecnológica que permite organizar un evento virtual en 3D, simulando con un Avatar las funcionalidades y recursos de uno presencial. VirtualVenue es un ejemplo de esta posibilidad.

Si bien es cierto que existen cientos de herramientas con distintas funcionalidades, alcance, precio y forma de adquisición (renta o por evento), su evaluación debe considerar no solo el propósito y presupuesto, sino otros recursos que pueden hacer del evento un éxito o fracaso:

  • Acceso a un aviso de privacidad.
  • Disposición de audio y video en el momento (streaming) y bajo demanda para acceso posterior.
  • Posibilidad de descarga de documentos, audio o videos.
  • Llamadas a la acción a los asistentes.
  • Encuestas en línea que orienten al expositor sobre la opinión de los asistentes respecto a un tema. 
  • Calificación del evento y de los expositores.
  • Relacionamiento entre los asistentes y con los organizadores y patrocinadores del evento.
  • Métricas en cuanto a sesiones visitadas y duración, así como contenidos descargados y actividades realizadas para planear los siguientes eventos.
  • Juegos entre los asistentes y con los patrocinadores.
  • Stands que puedan ser visitados virtualmente y permitan la interacción en línea entre asistentes y patrocinadores.

Debemos tener presente que una junta de trabajo no requiere los mismos recursos que una convención de clientes y que, dado que existe infinidad de opciones, debemos considerar más de una plataforma o combinación de ellas, dependiendo del tipo de evento, perfil y edad de los participantes.

*El autor es director general de Optimización Administrativa, S.A. de C.V.