El sentido de urgencia en las empresas

Las empresas enfrentan frecuentemente situaciones de todo tipo, en las que no siempre, se maneja el Sentido de Urgencia adecuada y oportunamente para dar prioridad a los asuntos relevantes y hacer los ajustes necesarios por los inconvenientes que se presentan en sus operaciones de compra, producción, distribución, venta y de finanzas, afectándolas en su productividad y ocasionándoles incluso mayores gastos.

Este tipo de situaciones comúnmente son originadas por condiciones y circunstancias de la capacitación, aptitud y actitud de algunos miembros de su personal. Hablando de la actitud, cuántas veces no hemos observado conformismo, pasividad, negligencia, dejar las cosas y decisiones para después, afectando no solo los procesos de sus propias áreas, sino que también repercuten en un menor rendimiento de otras áreas y funciones.

Cuando el trato es directo con el público consumidor, como en las tiendas y centros de servicio, el problema se complica, ya que también se afecta la imagen de la empresa. Lo anterior llega a ser un problema en algunos supervisores, gerentes e incluso directores, tanto de las empresas grandes, como de las Pymes, situación que si no se cuida la actitud, se puede permear a los empleados y al personal sindicalizado.

Por todo lo anterior, es importante que todo tipo de empresas sensibilicen sobre el Sentido de Urgencia a sus directores, gerentes y supervisores de todas las áreas, para saber:

• Respetar y cumplir los planes y programas de todas las funciones para disminuir y evitar los imprevistos y los ajustes sobre la marcha,
• Dar prioridad a las actividades y funciones más importantes sobre las de menor relevancia, cumpliendo con todas ellas.
• Reaccionar cuando surjan imprevistos de trabajo de última hora, que pueden afectar sus propios procesos y los procesos operativos y administrativos subsecuentes y de otras áreas.
• Tomar las decisiones adecuadas, para realizar ajustes sobre la marcha, incluyendo el dedicar un mayor número de horas en el mismo día o período para cumplir con los planes de trabajo, tanto en cantidad, como calidad de trabajo profesional y obrero.
• Identificar que una demora en tiempo puede afectar en cadena los resultados de otras áreas.
• Entregar los resultados en tiempo, calidad y forma, procurando incluso, rebasar los objetivos y números previamente trazados.

Cuando falla el Sentido de Urgencia, por no saber manejar los cambios e imprevistos, además de afectar el trabajo, se llegan a tener pérdidas de carácter económico por varias causas, tales como: la falta de mantenimiento correctivo a piezas gastadas de la maquinaria puede ocasionar paros de producción; la colocación tardía de pedidos a proveedores puede afectar los programas de producción; sacar la producción fuera de los horarios y días previstos puede perjudicar seriamente al área de distribución y a la de ventas; dejar de facturar y surtir pedidos, puede originar cancelaciones y reclamaciones de los clientes; no cumplir con los estimados de cobranza puede disminuir el flujo de efectivo de la empresas para sus pagos. En fin, los problemas originados por no manejar el Sentido de Urgencia son numerosos.

Como puede verse, saber administrar el sentido de Urgencia es un concepto que debe permearse desde la Dirección General hasta los empleados y personal sindicalizado, pasando principalmente por los niveles de dirección, gerencia y supervisores, para lo cual se requiere también, la coordinación y programas de capacitación oportunos del área de Recursos Humanos de la empresa.

Como conclusión, se puede afirmar que el Sentido de Urgencia debe estar presente en todos los niveles de la empresa, para saber atender y administrar los imprevistos y cambios que frecuentemente se presentan, para mantener la productividad, la imagen y el nivel de atención a los clientes.

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