La buena comunicación es una herramienta que puede ayudarnos a hacer más eficientes los procesos en una organización, una empresa y hasta en nuestros hogares. Sin embargo, cómo saber si no estás transmitiendo de forma clara y precisa lo que quieres decir o que, por el contrario, estás saturando a tus empleados o a tus compañeros de trabajo con información que no es relevante para ellos. ¿Cómo saber que estamos comunicando de más?

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Idealmente, todos los gerentes y directivos ofrecen a sus equipos de trabajo la orientación suficiente para trazar su camino y un amplio margen de maniobra para que puedan autogestionar su tiempo laboral , refiere John Rampton, empresario y fundador de Due, una empresa para realizar pagos en línea, de acuerdo con información de Fast Company.

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Sin embargo, es bastante común abusar de la comunicación, con lo que en muchos de los casos se pierden los objetivos de los mensajes transmitidos, lo que hace que los miembros de tu equipo pierdan tiempo al tratar de entender lo que querías decirles. Por eso el empresario estadounidense recomienda que lleves a cabo las siguientes acciones para saber si tienes un problema de sobre-comunicación y cómo puedes corregirlo.

1. Determina la urgencia y el medio idóneo de tu mensaje

Tal vez te ha pasado que debes entregar un mensaje a un compañero de trabajo o a un grupo de empleados, pero no sabes cuál es la urgencia de la información o el medio más adecuado para enviarla. Establecer el tiempo en el que debe ser entregado y recibido un mensaje, así como el medio más idóneo para garantizar su recepción es el primer paso para equilibrar la comunicación que estableces con tu equipo de trabajo.

De acuerdo con Rampton, no existe un momento erróneo para enviar un mensaje que consideras una emergencia; además, los medios más adecuados para este tipo de información son los mensajes de texto o las llamadas telefónicas pregrabadas. Por el contrario, el correo electrónico es una herramienta más lenta que debes usar sólo con información que pueda esperar para ser revisada. Para el empresario, las llamadas telefónicas y los mensajes en aplicaciones como Whatsapp y Telegram son medios que distraen a las personas de su trabajo.

2. No seas redundante

Durante el 2015 se enviaron en promedio 205,000 millones de correos electrónicos cada día en todo el mundo y, de acuerdo con The Radicati Group Inc, se espera que esta cifra aumente hasta los 249,000 millones en el 2019. Imagina cuántos de estos correos electrónicos contienen exactamente la misma información o similar, lo que muchas veces genera una redundancia comunicativa que puede confundir a tus compañeros de trabajo.

Si tienes que enviar un mensaje, procura considerar toda la información que necesitas incluir para que sea lo más clara posible. Esto con el fin de que no tengas que enviar más fragmentos de información clarificando aquello que tu equipo no haya entendido. Mientras más claro y específico seas en tus mensajes, habrá una comunicación más efectiva con tu equipo de trabajo.

3. Supervisa el destino de la información

Confía pero verifica es un refrán que explica muy bien este punto. Según Rampton, existe un límite en el número de correos electrónicos que una persona puede revisar durante el día, el cual se ubica en 50 mensajes. Para el empresario, es necesario ponderar la importancia de cada fragmento de información. Por ejemplo, en algunos casos, tus empleados o compañeros de trabajo pueden olvidar algunas de las tareas que les han sido encomendadas, por lo que es necesario reforzar la comunicación y ser persistente con respecto a las labores que deben llevar a cabo.

4. Establece el valor de la comunicación para tu trabajo

Aunque no lo creas, la comunicación que estableces con tus empleados o compañeros de trabajo tiene un valor que incide directamente en el resultado final de la labor de tu empresa. Por ejemplo, un mensaje puede ser valorado porque contiene instrucciones precisas para desarrollar una tarea o porque es un acuse de recibido de otro mensaje. Según Rampton, antes de enviar cualquier clase de información es necesario hacerse dos preguntas:

  1. ¿Estará esta persona agradecida de tener esta información?
  2. ¿Qué es lo peor que podría pasar si no envío este mensaje?

Con el tiempo, de acuerdo con el empresario, tus empleados o compañeros de trabajo se darán cuenta de que tú sólo te comunicas con ellos cuando en verdad lo necesitas, así que comenzarán a ponerte más atención.

5. Haz que tus mensajes sean coherentes

Un correo electrónico incoherente es como un rompecabezas que la gente debe resolver antes de poder reaccionar o notar que han aprendido algo , explica Rampton. No importa cuán atareado estés o si no tienes mucho tiempo, procura elaborar mensajes claros y concisos que debes revisar antes de enviarlos. Una buena estrategia para mejorar la comunicación de la empresa es supervisar que la información se entregue de forma clara y eficiente. En Internet existen muchas herramientas que te ayudarán a redactar de forma más clara.

Puedes consultar la nota completa aquí.

Visita la aplicación de Rampton: Due.com

rodrigo.riquelme@eleconomista.mx