El proceso de selección de alternativas

La toma de decisiones es una tarea primordial en el trabajo administrativo,  los administradores de cualquier de entidad dedicarán más del 80% de su tiempo y esfuerzo a la revisión de opciones y alternativas en diferentes áreas del negocio.

Existen varios momentos y situaciones en las que el proceso de toma de decisiones por parte de la administración es necesario, ya que los niveles máximos de gobierno de la entidad, los han designado para cargar con la responsabilidad última de la toma adecuada de decisiones, así como de las consecuencias que estas tengan.

Las entidades realizan sus actividades para cumplir con sus objetivos, la mayor parte de esas actividades están definidas y son llevadas a cabo de manera rutinaria, de tal forma que la intervención del administrador en dichas tareas es dar seguimiento al cumplimiento de las expectativas de productividad, metas e indicadores de calidad y servicio al cliente, entre otros. Para ello cuenta con una estructura encargada de la supervisión para el cumplimiento de los procesos.

El administrador llevará a cabo reuniones rutinarias con los responsables de cada área a fin de dar seguimiento a los resultados, las incidencias y las posibles soluciones a los problemas. En ese momento, cuando existen varias alternativas de solución a los problemas, se activa el proceso de toma de decisiones del administrador. La decisión que tome en estas circunstancias son desde confiar a que los responsables de área tomen las medidas correctivas y oportunas para resolver los problemas del día a día, hasta revisar los pros y los contras de varias opciones de solución y tomar la decisión.

Otro momento de toma de decisiones es durante el proceso de revisión de los resultados de las áreas y las recompensas o castigos que haya que otorgar o aplicar a los responsables de dichas áreas en función a el nivel de cumplimiento o no de dichos resultados. Desde la promoción de gerentes que hayan logrado y superado los resultados, hasta la remoción y sustitución de aquellos que hayan tenido un desempeño pobre e insuficiente en el cumplimiento de los objetivos planteados.

También a la hora de identificar las causas de situaciones que pongan en riesgo a la entidad o al cumplimiento de los objetivos de esta, el administrador tendrá que tomar las decisiones correspondientes a las soluciones y efectos a ser implementados para mitigar las consecuencias.

La administración también tiene que llevar a cabo el proceso de toma de decisiones durante los procesos financieros de la empresa, desde la selección de alternativas de financiamiento para la entidad, hasta la selección de los instrumentos en los que serán aplicados los recursos financieros excedentes, cuando existen.

Los nuevos proyectos también requieren que la administración tome decisiones en varias etapas del proceso, desde el momento en que tiene que aprobar si vale la pena trabajar en la evaluación de la viabilidad de alguna idea para el proyecto, la decisión del equipo de trabajo que tendría que llevarlo a cabo y la aprobación del proyecto a ser presentado al órgano de gobierno de la entidad, hasta la decisión de la forma de implementarlo y ejecutarlo.

Para todos estos procesos de toma de decisiones, la administración tendrá contar con toda la información y documentación necesaria que sustenten los elementos que utilizó para llegar a sus conclusiones. Asimismo, deberá dejar documentada su decisión y las justificaciones pertinentes.