Administración de proyectos en épocas de incertidumbre

En épocas de incertidumbre, los administradores de empresas entran en un estado de precaución incrementada, por ello buscan no comprometerse con nuevos proyectos que signifiquen algún riesgo. Como hemos venido platicando en las últimas semanas, cualquier negocio implica un riesgo y el administrador de cualquier tipo de entidad sea empresa, gobierno u organización sin fines de lucro, por cada nuevo emprendimiento, tiene que conocer los riesgos que están inherentes en el mismo y determinar las medidas necesarias para contrarrestarlos.

Cuando hablamos de un proyecto en donde las entidades invierten recursos en el desarrollo de una nueva área, un nuevo servicio, producto o infraestructura para desarrollar lo anterior, siempre existe el riesgo de que éste se salga de control, los costos se eleven y el proyecto se vuelva un barril sin fondo.

Lo anterior no es remoto, sucede constantemente en todo el mundo, nada más hay que ver las licitaciones gubernamentales. No voy a hablar de nuestro país en donde los ejemplos sobran, pero puedo mencionar el caso de la NASA que hoy en día es una muestra. En 2012, decidió retirar de operación los transbordadores y apostar todo a un nuevo sistema de lanzamiento que ya estaba autorizado desde 2011. Hoy en día el proyecto está atrasado y excedido; sin embargo, están solicitando al Congreso de Estados Unidos autorización para la ampliación, y según entiendo, hay congresistas que lo quieren aprobar porque signifca mantener empleos en sus distritos.

En las empresas, no es diferente, algún funcionario o ejecutivo de la empresa convence que un proyecto específico es necesario para la empresa y le encargan que elabore el plan y presupuesto. A la hora de elaborar el proyecto, se da cuenta que existe una cantidad específica de factores y elementos complementarios que no había contemplado y que elevan el costo. Pero el objetivo es conseguir la aprobación, por lo que toman el camino de que “es más fácil pedir perdón que permiso” y ajustan el proyecto a lo que consideran que es “aprobable”. Una vez que el proyecto empieza, se generan los ajustes en estimaciones para justificar los cambios en el costo del proyecto. A eso podemos sumar los posibles fraudes en compras y desviaciones de recursos que pudieran ocurrir.

Cuando una nueva idea es puesta en marcha, también puede tener eventos que originen que los resultados sean menores a los esperados, esto puede deberse a un exceso de optimismo o un mal análisis del potencial que pueda tener el proyecto.

Las empresas tienen que procurar tomar todas las medidas necesarias para que los proyectos sean llevados a cabo dentro de los límites establecidos por el presupuesto aprobado y que los resultados sean los que deben corresponder a lo esperado. Para lograr esto es necesario:

1. Establecer los lineamientos en políticas y procedimientos necesarios para asegurar que las estimaciones tanto de costos del proyecto como de los ingresos y costos de la operación, una vez que sea puesta en marcha, sean elaboradas lo más cercano a la realidad que sea posible. Si existen aspectos no predecibles en el diseño del proyecto, debe ser claramente establecido y en su momento deberá seguir un proceso de estimación y aprobación complementario.
2. Que exista una auditoría al diseño y presupuesto con objeto de asegurar que no existen distorsiones ni asuntos no tomados en consideración para su correcta ejecución.
3. Que haya un diseño de todas las nuevas políticas y procedimientos necesarias para la puesta en marcha y operación del nuevo segmento, una vez que el proyecto haya sido concluido.
4. Que haya un proceso independiente y objetivo de evaluación de los resultados obtenidos, de tal manera que exista una retroalimentación de todos los aspectos que deben corregirse o mejorarse para los siguientes proyectos.