La trampa de mejorar lo que ya no funciona

La mejora continua es valiosa, pero las transformaciones verdaderamente profundas comienzan cuando las organizaciones se atreven a cuestionar lo que siempre han dado por hecho.

En toda empresa existe una obsesión permanente por mejorar. Mejorar procesos, mejorar indicadores, mejorar estructuras, mejorar resultados... La mejora continua se ha convertido en uno de los principios más repetidos del management moderno.

Sin embargo, a veces hay que plantearse una incómoda pregunta: ¿y si lo que estamos tratando de mejorar (proyecto, producto, proceso) ya perdió su propósito y no debería existir en la forma como lo conocemos?

Algunas compañías dedican enormes cantidades de tiempo y energía a optimizar procesos heredados. Se ajustan procedimientos diseñados hace años para resolver problemas que hoy ya no existen; se refinamos reportes; se agregan controles; se rediseñan flujos de autorización y se documentan sistemas que nadie se detiene realmente a cuestionar.

Esa es la trampa de mejorar lo que ya no funciona. Incluye procesos, políticas y estructuras, incluso los sistemas que alguna vez funcionaron, terminan convirtiéndose en hábitos organizacionales que con el tiempo se convierten en prácticas automáticas. Nadie se pregunta por qué o para qué existen, simplemente se siguen ejecutando.

Las organizaciones se parecen a las ciudades que se construyen por capas. Cada generación de líderes agrega algo: una política nueva, un comité, un proceso adicional, un control más. Con el tiempo, lo que alguna vez tuvo sentido se convierte en parte del paisaje organizacional. Y lo que empezó como una solución puntual termina transformándose en una estructura permanente.

¡Es muy sano y útil autocuestionarse!

En los procesos de transformación organizacional existe una idea poderosa, pensar desde cero. Significa suspender momentáneamente todo lo que damos por hecho y volver a formular la pregunta fundamental: si hoy tuviéramos que diseñar este proceso, esta política o esta estructura desde el inicio, ¿la crearíamos exactamente igual?

Esta forma de pensar no es nueva. En filosofía existe un concepto conocido como tabula rasa, la idea de limpiar la pizarra para observar la realidad sin las marcas del pasado. En el mundo de la innovación, algo similar ocurre con el enfoque de first principles thinking, popularizado por líderes empresariales como Elon Musk, que consiste en descomponer un problema hasta sus fundamentos más básicos y reconstruir la solución desde ahí.

Cuando las organizaciones adoptan esta perspectiva, muchas certezas comienzan a tambalearse. Procesos que parecían indispensables dejan de serlo. Reportes que se producen religiosamente cada semana resultan no tener ningún impacto real en la toma de decisiones. Comités que ocupan horas de agenda descubren que su función podría resolverse con una conversación directa.

Pensar desde cero no es únicamente un ejercicio organizacional; también es una práctica personal. Implica cuestionar hábitos, decisiones y estructuras que damos por sentadas en nuestra vida diaria. En ese sentido, tanto en las empresas como en lo personal, hay algunas acciones simples que pueden ayudarnos a cultivar esta forma de pensar:

• Formular la pregunta fundamental. Si hoy empezara de nuevo, ¿haría esto exactamente igual? Esta pregunta, aplicada a procesos, proyectos o incluso rutinas personales, suele revelar con rapidez aquello que hacemos por inercia.
• Distinguir entre lo que genera valor y lo que solo mantiene la estructura funcionando. En las organizaciones, esto significa mirar desde la perspectiva del cliente; en la vida personal, desde aquello que realmente aporta bienestar o propósito.
• Identificar los hábitos heredados. Muchas prácticas existen simplemente porque “siempre se han hecho así”. Reconocer ese origen es el primer paso para decidir si aún merecen mantenerse.
• Atreverse a eliminar antes de optimizar. No todo necesita ser mejorado; algunas cosas simplemente necesitan dejar de existir para liberar tiempo, atención y energía. Aplica para todo, proceso, rutinas, hábitos.
• Cultivar conversaciones que cuestionen lo obvio. Las organizaciones que evolucionan suelen ser aquellas donde alguien se atreve a formular una pregunta incómoda. En la vida personal ocurre algo similar, pues el cambio muchas veces comienza cuando nos damos permiso de mirar nuestras decisiones con una perspectiva distinta.

No se trata de despreciar el pasado. Las organizaciones necesitan memoria institucional y muchas de las estructuras existentes surgieron para resolver problemas reales. Pero el contexto cambia: cambian los mercados, la tecnología, las formas de trabajo y las expectativas de las personas.

Lo que ayer era una solución eficiente puede convertirse hoy en un obstáculo silencioso.

Por eso, muchas transformaciones organizacionales no comienzan con una nueva herramienta ni con un nuevo proceso, comienzan con algo más profundo, un cambio de mentalidad. La disposición a cuestionar aquello que siempre se ha dado por hecho.

Porque tal vez en las organizaciones como en la vida, la verdadera transformación comienza cuando nos cuestionamos aquello que parecía incuestionable.