¿Por qué el equipo no habla en reuniones? Lo que revela del liderazgo

La frase “esto se hubiera resumido en un correo” suele utilizarse para describir reuniones de trabajo que consumen tiempo sin aportar suficiente valor, ya sea porque no tienen un objetivo claro, abordan asuntos que podían resolverse por escrito o dejan poco espacio para la participación.

De acuerdo con Indeed, las “reunionitis” o exceso de juntas ocasionan que los colaboradores desaprovechen horas de trabajo y lleguen a sentir presión por la carga de trabajo.

Marisol Molino, coach ejecutiva y organizacional, advierte que el exceso de reuniones puede restar tiempo a las actividades productivas. De acuerdo con un estudio de Buk, 49% de los colaboradores mexicanos dedica más de tres horas al día a reuniones, mientras que 52% considera que estas son de mala calidad o ineficientes.

Además de las horas perdidas, una junta mal ejecutada también disminuye la participación de los colaboradores. “La gente no participa porque sienten que no son tomadas en cuenta. Se desgastan sugiriendo propuestas, pero si no hay un cambio, lo dejan de hacer”, comenta Juan Carlos Ramírez, consultor de Ramírez y Asociados.

El silencio en las reuniones también comunica

Cuando un jefe convoca una reunión, espera que los colaboradores aporten ideas, planteen dudas o propongan soluciones; sin embargo, la falta de participación puede ser una señal de que no existe escucha activa, es decir, cuando los colaboradores expresan sus opiniones, pero sus propuestas no se consideran.

Juan Carlos Ramírez comenta que esto provoca que en las próximas juntas las personas decidan no participar por no ser considerados. “Cuando no pasa nada o no hay cambios ni seguimiento, las siguientes juntas no hay propuestas ni innovación”.

Otro factor es la falta de seguridad psicológica o la percepción de expresar una duda y tener consecuencias negativas. Esta dinámica puede agravarse cuando los jefes adoptan actitudes autoritarias, reduciendo la intervención del resto del equipo.

En tanto, la ausencia de un propósito también ocasiona baja participación, comenta Marisol Molino. “Los asistentes no saben qué se espera de ellos y se convierten en espectadores pasivos”.

Incentivar sin forzar

Antes de convocar una reunión los jefes deben definir el objetivo. Si basta con compartir información, un correo u otro canal escrito puede ser suficiente, pero cuando la reunión sea necesaria, es importante precisar qué aportación se espera de los asistentes.

Marisol Molino recomienda diseñar una agenda que incluya la participación del equipo con preguntas objetivas. Además de evitar finalizar la reunión con un “¿Alguien tiene un comentario?”, ya que puede generar incomodidad por ser la primera persona que rompa el hielo.

Para fomentar la participación, los jefes también pueden reconocer abiertamente los retos que enfrenta la empresa y explicar en qué aspectos necesitan aportaciones del equipo.

Para que participen, debe haber un canal de comunicación de confianza. No se trata de plantear las opiniones como una competencia o dar favoritismos, sino promover una colaboración genuina”, menciona Juan Carlos Ramírez.

En las reuniones virtuales, los jefes pueden utilizar encuestas en tiempo real, preguntas anónimas o herramientas de participación escrita para facilitar que más personas compartan sus ideas. Estas opciones pueden ser útiles cuando el equipo necesita expresar desacuerdos o plantear dudas.