Como sabemos, nuestro patrimonio es simplemente la resta de lo que tenemos, menos lo que debemos. Así de sencillo. Conocer la segunda parte —lo que debemos— es muy sencillo. Por lo general basta con ir a los portales de las instituciones financieras y ver el saldo al día de nuestras deudas.

Con una parte de nuestros activos —los que tenemos en instituciones financieras— podemos hacer lo mismo, pero no con todos. No podemos ver el “valor” actual de nuestra casa o negocio en ningún portal, tampoco de las joyas o las obras de arte. En algunos casos se necesita documentación (escrituras, facturas, certificados de autenticidad) y la realidad es que muchas personas no la tienen en regla (propiedades no escrituradas, negocios mezclados con las finanzas personales, etc.), pólizas de seguro no actualizadas, etc.

Además, muchas personas tienen documentos que si bien no tienen un valor nominal, sí son indispensables para hacer cualquier trámite: actas de nacimiento o matrimonio, pasaportes, licencias, títulos de propiedad, contratos, entre otras.

Por eso es muy importante tener de manera bien organizada nuestras pertenencias. Afortunadamente no es tan difícil, pero sí se requiere cierto orden. Si es nuestro caso, hagámoslo de una vez y no esperemos a mañana. Es importante, porque de lo contrario cuando haya una oportunidad tendremos que pensar en dónde puede estar lo que necesitamos. Pero además porque uno no tiene la vida comprada y me ha tocado verlo directamente con personas a las que quiero: un tío falleció y la esposa no tenía idea de dónde estaban las escrituras de la casa, ni siquiera si estaba hipotecada o no. Algunos documentos ni siquiera existían y eso se convirtió en un grave problema para la familia. En fin.

¿Cómo hacerlo?

Como mencioné, no es tan difícil y se requieren dos cosas:

1. Un archivo u hoja de cálculo en la nube que pueda ser compartida y accesible por nuestra familia, que contenga una lista de los documentos importantes: números y fechas de vencimiento de identificaciones como INE, pasaporte y visas. Datos como RFC y CURP, actas de nacimiento, matrimonio y defunción, lista y número de todas las cuentas y tarjetas que manejamos (incluyendo las adicionales). Nombre de beneficiarios, certificados y pólizas de seguro con sus fechas de vigencia. Escrituras de la casa y el negocio, actas y demás. El testamento: fundamental. Certificados de autenticidad de obras de arte, etc. Podemos adjuntar en cada celda una foto de cada documento y su ubicación física (por ejemplo, en qué folder están).

2. Un archivero, si no lo tenemos podemos comprar una o dos cajas de plástico grandes donde podamos poner folders. En ellos, guardar de manera física cada uno de los documentos listados en la hoja de cálculo.

Un consejo adicional: cuando lo hacemos, podemos poner en una agenda electrónica las fechas de vencimiento de cada uno de esos documentos y programar alarmas que nos avisen que es momento de renovarlos (con la anticipación suficiente, por ejemplo seis meses para pasaportes y visas, uno o dos meses antes del vencimiento de la tarjeta de crédito o débito).

Si falta algún documento importante, es momento de conseguirlo. Por ejemplo hay mucha gente que ya terminó de pagar su hipoteca pero no tiene la escritura liberada: no lo pospongamos.

La primera vez puede ser un poco laborioso, pero después será fácil darle seguimiento. ¿Renovamos la INE? Actualicemos el archivo y guardemos una copia de la nueva en el folder. ¿Actualizamos el testamento? Guardemos el nuevo.

Una vez al año revisemos el archivo y veamos si es momento de actualizar documentos como el testamento. Porque la vida cambia y lo que tenemos también.

Joan Lanzagorta

Coach en Finanzas Personales

Patrimonio

Ejecutivo de alto nivel en seguros y reaseguro con visión estratégica de negocio, alta capacidad de liderazgo, negociación y gerencia.

Además es columnista de Finanzas Personales en El Economista, Coach en Finanzas Personales y creador de la página planeatusfinanzas.com