Durante mis años de experiencia en el fascinante mundo de las Universidades Corporativas, debo decir que el gran reto, después de diseñar una de estas plataformas, es la continuidad. Cómo asegurar la implementación y que ésta sea exitosa.

Como ya hemos mencionado, la Universidad Corporativa (UC) de cualquier organización es una iniciativa estratégica y requiere del involucramiento de la alta dirección, pero también es importante que exista claridad en el equipo y/o los recursos que se requieren para mantener viva la iniciativa, y no sólo eso, que evolucione, que genere impacto y sea sustentable.

Pensando en todos los retos que esto significa, les comparto algunos factores para lograr una implementación exitosa:

1. El involucramiento constante de la alta dirección

No sólo para la definición del alcance o la expectativa que se tiene del impacto en el talento y la organización, también es necesario mantener informada e involucrada a la alta dirección en acciones clave para la comunicación y posicionamiento de la Universidad Corporativa. Además de la presentación y validación de los planes a corto, mediano y largo plazo.

Y lo que es más importante, como consecuencia de esa constante comunicación, la asignación de presupuesto anual o multianual para la implementación. Dicho presupuesto puede ser centralizado en la UC o gestionado entre varias áreas dependiendo de las políticas de la compañía, pero en ambos casos, la participación del equipo responsable debe de tener un rol activo para la toma de decisiones.

2. La preparación del equipo responsable de la UC

Sea o no asignado al 100%, quienes estén involucrados en el proyecto de implementación deben tener claridad y completo entendimiento de todos los elementos que involucra su Universidad Corporativa, cuál es el alcance, objetivos de corto, mediano y largo plazo, la estrategia de comunicación en la diferentes etapas (desde el lanzamiento hasta el posicionamiento), la oferta educativa, los medios a través de los cuales se va a implementar y, por supuesto, la identificación y gestión de los diferentes factores para desarrollar y desplegar recursos de aprendizaje asociados a la oferta educativa.

3. Recursos de aprendizaje relevantes

Al momento de hacer el despliegue y los primeros contactos con los colaboradores, la materialización de la UC es a través de los recursos de aprendizaje, éstos deben contener información relevante, bien estructurada, didácticamente diseñada y, por supuesto, atractiva en la forma en la que se presentan; la imagen y posicionamiento de la Universidad Corporativa se construye a través de la experiencia que vive el participante cuando tiene interacción con los contenidos que se ofrecen.

4. La definición y ejecución del plan de implementación anual.

El plan de implementación considera varios procesos en paralelo, entre ellos se encuentran:

  • Lanzamiento. El momento en el que oficialmente se da a conocer la Universidad Corporativa de la compañía. Se debe asegurar que los mensajes son claros, que generan expectativa y que despiertan el interés por participar, desarrollarse o aportar.
  • Gestión de desarrollo de contenidos. Es un proceso continuo y crucial para el éxito de la iniciativa, estos contenidos conforman el corazón de la UC. Recuerden que uno de los objetivos principales es desarrollar conocimiento y habilidades, y esto se logra a través del despliegue de contenidos que son significativos para la organización y los colaboradores. Considera que tu proceso de desarrollo de contenidos debió iniciar por lo menos tres meses antes del lanzamiento de tu UC.
  • Gestión de la(s) plataforma(s) de despliegue. Esto considera tanto el LMS como cualquier otra plataforma digital y por supuesto los espacios físicos a través de los cuales se van a desplegar los contenidos de formación.
  • Gestión de la comunicación. No solo al momento del lanzamiento, deben mantener una comunicación constante durante la implementación y también para compartir los resultados e impacto que se ha ido generando en las diferentes etapas.

5. Consistencia entre lo que se comunica y lo que se ejecuta

Detrás de los mensajes emitidos en la estrategia de comunicación debe existir un plan que asegure el cumplimiento de las promesas hechas a los colaboradores, recuerda que se genera una expectativa al conocer qué ofrece la UC. El riesgo de no hacerlo es que se queme la iniciativa y se genere un posicionamiento erróneo.

6. Involucramiento de expertos técnicos

Gran parte de los contenidos gestionados por la UC, corresponden al Know How de la compañía y no hay mejor forma de construir dichos contenidos que con la participación de los expertos técnicos, quienes deben estar comprometidos en la participación con la UC. Esta participación se logra con una buena comunicación, dándoles claridad de qué es lo que se espera de ellos, cuál es su participación y contribución y, por supuesto, debe de existir un sistema de reconocimiento para ellos.

7. Proceso de certificación y/o reconocimiento

Dependiendo del alcance de la UC, se debe establecer un modelo de certificación o reconocimiento a través de los cuales los colaboradores tengan claridad de los ciclos, tiempos y logros que obtendrán una vez cursado su programa de estudios.

Como comentaba al inicio del artículo, éstos son algunos de los factores que ayudarán a una implementación exitosa. No olvidemos que la iniciativa requiere de mucho compromiso y que verdaderamente la organización tenga una orientación al desarrollo de su talento, así como convertir a su gente en uno de sus principales diferenciadores.

La Universidad Corporativa es una herramienta muy poderosa para lograr este fin, siempre y cuando se implemente de la manera correcta. Si quieres conocer más sobre como implementar un proyecto de este tipo en tu empresa, ésta es una excelente oportunidad.

* La autora es experta en universidades corporativas, es Directora General de Key Learning Solutions (@FabiolaIslas)